📌
Nguyên tắc chung: Điều 9 NĐ 254/2026 quy định thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch. Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm nộp thuế: phạt 3–5 triệu đồng (NĐ 310/2025/NĐ-CP). Sai thời điểm dẫn đến chậm kê khai nghĩa vụ thuế: mức phạt cao hơn tùy số lượng hóa đơn.
1. Bán Hàng Hóa — Khi Chuyển Giao Quyền Sở Hữu
1
Bán hàng hóa (kể cả bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia)
K1 Điều 9
⏱️ Thời điểm lập HĐ = Khi chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua — không phân biệt đã thu tiền hay chưa
Xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công xuất khẩu): Người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa thông quan theo pháp luật hải quan.
- Áp dụng: bán lẻ hàng hóa thông thường, bán buôn, chuyển nhượng tài sản
- HKD bán lẻ tại quầy: lập hóa đơn ngay khi giao hàng cho khách
- Giao hàng nhiều lần hoặc từng hạng mục: mỗi lần giao phải lập hóa đơn cho phần đó (khoản 3 Điều 9)
2. Cung Cấp Dịch Vụ — Hoàn Thành Hoặc Thu Tiền Trước
2
Cung cấp dịch vụ (kể cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài)
K2 Điều 9
⏱️ Thời điểm lập HĐ = Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ — không phân biệt đã thu tiền hay chưa. HOẶC: Thời điểm thu tiền trước / trong khi cung cấp dịch vụ (thời điểm nào xảy ra trước thì lập hóa đơn trước)
⚠️ Ngoại lệ quan trọng: Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng không tính là thu tiền trước — không phải lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc.
- Dịch vụ du lịch, tư vấn, sự kiện thu tiền trước → lập hóa đơn ngay khi thu tiền
- Dịch vụ bảo dưỡng xe, sửa chữa hoàn thành → lập hóa đơn khi bàn giao xe
- Nhận đặt cọc đặt phòng khách sạn → chưa phải lập hóa đơn; lập khi khách check-in hoặc thanh toán phần còn lại
🧾 SofiPOS — Xuất HĐĐT MTT Đúng Thời Điểm, Chuẩn NĐ 254/2026
Phần mềm bán hàng tích hợp HĐĐT máy tính tiền · Tự động xuất hóa đơn khi bán hàng · Không lo sai thời điểm
3. Xây Dựng, Lắp Đặt — Khi Nghiệm Thu Bàn Giao
3
Hoạt động xây dựng, lắp đặt
K4c Điều 9
⏱️ Thời điểm lập HĐ = Khi nghiệm thu, bàn giao công trình / hạng mục công trình / khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành — không phân biệt đã thu tiền hay chưa
- Xây nhà, lắp điện, lắp máy lạnh: lập hóa đơn khi nghiệm thu bàn giao, không phải khi thu tiền tạm ứng
- Nếu bàn giao từng hạng mục: mỗi lần bàn giao lập một hóa đơn tương ứng
- Nhận tiền tạm ứng trước nghiệm thu: chưa phải lập hóa đơn
4. Kinh Doanh Bất Động Sản — Thu Tiến Độ Hoặc Chuyển Giao
4
Tổ chức kinh doanh BĐS, xây dựng hạ tầng, xây nhà để bán
K4d Điều 9
⏱️ Hai trường hợp:
(a) Chưa chuyển giao quyền sở hữu, thu tiền theo tiến độ dự án hoặc hợp đồng → Lập HĐ vào ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng
(b) Đã chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng → Lập HĐ khi chuyển giao (theo khoản 1 Điều 9)
(a) Chưa chuyển giao quyền sở hữu, thu tiền theo tiến độ dự án hoặc hợp đồng → Lập HĐ vào ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng
(b) Đã chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng → Lập HĐ khi chuyển giao (theo khoản 1 Điều 9)
- Chủ đầu tư thu tiền đợt 1, 2, 3 theo tiến độ: lập hóa đơn từng đợt khi thu tiền
- Bàn giao nhà xong: lập hóa đơn ngay khi bàn giao
- Cá nhân cho thuê BĐS: áp dụng khoản 2 Điều 9 (dịch vụ), không áp dụng khoản 4d
5. Điện, Viễn Thông, Ngân Hàng, Thương Mại Điện Tử — Đối Soát Ngày 07
5
Dịch vụ cần đối soát: Điện, nước, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, logistics, TMĐT...
K4a Điều 9
⏱️ Thời điểm lập HĐ = Khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước
Danh mục dịch vụ áp dụng: điện (trừ phát điện thị trường), nước, viễn thông, dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, nhiên liệu hàng không, truyền hình, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính-chuyển phát, logistics, dịch vụ số-nền tảng số, ngân hàng (trừ cho vay), chứng khoán, tài sản mã hóa, sàn carbon, bảo hiểm, taxi app, suất ăn công nghiệp...
Riêng dịch vụ viễn thông phải đối soát B2B: chậm nhất 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước (K4b Điều 9).
Riêng dịch vụ viễn thông phải đối soát B2B: chậm nhất 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước (K4b Điều 9).
6. Giao Dịch Ban Đêm — Ngày Làm Việc Tiếp Theo
6
Không có phần mềm tự động — giao dịch ban đêm theo Bộ luật Lao động
K5 Điều 9
⏱️ Thời điểm lập HĐ = Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày phát sinh giao dịch ban đêm
- Điều kiện áp dụng: Người bán KHÔNG có phần mềm lập hóa đơn tự động VÀ giao dịch phát sinh trong giờ ban đêm (từ 22:00 đến 6:00 sáng hôm sau theo Bộ luật Lao động)
- Ví dụ: Quán nhậu không có phần mềm HĐĐT tự động, bán tới 23:00 → lập hóa đơn vào sáng hôm sau
- Nếu đã có phần mềm HĐĐT tự động (SofiPOS, phần mềm MTT...): phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm bán
7. Bảng Tra Cứu Nhanh Thời Điểm Lập Hóa Đơn
| Loại giao dịch | Thời điểm lập hóa đơn | Căn cứ |
|---|---|---|
| Bán hàng hóa thông thường | Khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng | K1 Điều 9 |
| Xuất khẩu hàng hóa | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan | K1 Điều 9 |
| Cung cấp dịch vụ (không thu trước) | Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ | K2 Điều 9 |
| Cung cấp dịch vụ thu tiền trước | Khi thu tiền (trước khi hoàn thành) | K2 Điều 9 |
| Nhận đặt cọc hợp đồng DV | Không phải lập hóa đơn khi nhận đặt cọc | K2 Điều 9 |
| Giao hàng/DV nhiều lần | Mỗi lần giao lập một hóa đơn tương ứng | K3 Điều 9 |
| Xây dựng, lắp đặt | Khi nghiệm thu bàn giao công trình/hạng mục | K4c Điều 9 |
| BĐS (chưa chuyển giao, thu tiến độ) | Ngày thu tiền theo tiến độ/hợp đồng | K4d.1 Điều 9 |
| BĐS (đã chuyển giao quyền sở hữu) | Khi chuyển giao (như bán hàng hóa) | K4d.2 Điều 9 |
| Điện, nước, viễn thông, ngân hàng... | Sau đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau | K4a Điều 9 |
| Viễn thông B2B phải đối soát | Sau đối soát, chậm nhất 02 tháng | K4b Điều 9 |
| Ban đêm, không có PM tự động | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo | K5 Điều 9 |
8. Nhóm Từ Khóa Theo Search Intent
🔍
Nhóm 1 — Informational (Tìm hiểu quy định):
"thời điểm lập hóa đơn 2026" · "thời điểm xuất hóa đơn theo nghị định 254" · "thời điểm lập hóa đơn điện tử mới nhất" · "quy định lập hóa đơn khi nào" · "nghị định 254 2026 thời điểm hóa đơn"
Nhóm 2 — Transactional (Áp dụng cụ thể theo ngành):
"bán dịch vụ thu tiền trước lập hóa đơn khi nào" · "xây dựng lập hóa đơn khi nào 2026" · "bất động sản xuất hóa đơn theo tiến độ" · "tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không" · "điện nước viễn thông lập hóa đơn ngày mấy"
Nhóm 3 — Navigational (Tra cứu hướng dẫn):
"điều 9 nghị định 254 2026" · "hướng dẫn thời điểm lập hóa đơn nĐ 254" · "đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh" · "phần mềm xuất hóa đơn điện tử tự động"
Nhóm 4 — Commercial (So sánh, lựa chọn giải pháp):
"phần mềm bán hàng xuất hóa đơn tự động" · "hóa đơn điện tử máy tính tiền hộ kinh doanh" · "phần mềm HĐĐT cho nhà hàng quán ăn" · "SofiPOS xuất hóa đơn ban đêm"
"thời điểm lập hóa đơn 2026" · "thời điểm xuất hóa đơn theo nghị định 254" · "thời điểm lập hóa đơn điện tử mới nhất" · "quy định lập hóa đơn khi nào" · "nghị định 254 2026 thời điểm hóa đơn"
Nhóm 2 — Transactional (Áp dụng cụ thể theo ngành):
"bán dịch vụ thu tiền trước lập hóa đơn khi nào" · "xây dựng lập hóa đơn khi nào 2026" · "bất động sản xuất hóa đơn theo tiến độ" · "tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không" · "điện nước viễn thông lập hóa đơn ngày mấy"
Nhóm 3 — Navigational (Tra cứu hướng dẫn):
"điều 9 nghị định 254 2026" · "hướng dẫn thời điểm lập hóa đơn nĐ 254" · "đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh" · "phần mềm xuất hóa đơn điện tử tự động"
Nhóm 4 — Commercial (So sánh, lựa chọn giải pháp):
"phần mềm bán hàng xuất hóa đơn tự động" · "hóa đơn điện tử máy tính tiền hộ kinh doanh" · "phần mềm HĐĐT cho nhà hàng quán ăn" · "SofiPOS xuất hóa đơn ban đêm"
📚 Căn cứ pháp lý: Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ (hiệu lực 01/7/2026) quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử — thay thế Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và NĐ 70/2025/NĐ-CP. Mức phạt sai thời điểm: Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Tham khảo: ThưViệnPhápLuật.vn.
⚠️ Lưu ý: Bài viết tổng hợp từ Điều 9 NĐ 254/2026 — không phải tư vấn pháp lý. Một số ngành đặc thù (dầu khí, điện phát thị trường, casino, đường bộ điện tử...) có quy định riêng tại điểm e đến q khoản 4 Điều 9 NĐ 254/2026. Vui lòng tham khảo toàn văn khi cần áp dụng.
9. Câu Hỏi Thường Gặp
❓ Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa theo NĐ 254/2026 là khi nào?
Theo khoản 1 Điều 9 NĐ 254/2026, bán hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua — không phân biệt thu tiền hay chưa. Xuất khẩu: chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau ngày hàng thông quan.
❓ Cung cấp dịch vụ thu tiền trước thì lập hóa đơn khi nào?
Theo khoản 2 Điều 9 NĐ 254/2026, nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Ngoại lệ: tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng — không phải lập hóa đơn khi nhận đặt cọc.
❓ Thời điểm lập hóa đơn xây dựng theo NĐ 254/2026 là khi nào?
Theo điểm c khoản 4 Điều 9 NĐ 254/2026, thời điểm lập hóa đơn xây dựng là khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành — không phân biệt thu tiền hay chưa. Nhận tiền tạm ứng trước nghiệm thu: chưa phải lập hóa đơn.
❓ Kinh doanh ban đêm không có phần mềm tự động thì lập hóa đơn khi nào?
Theo khoản 5 Điều 9 NĐ 254/2026, người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động mà giao dịch xảy ra trong giờ ban đêm (theo Bộ luật Lao động) thì lập hóa đơn chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Nếu có phần mềm tự động thì phải xuất hóa đơn ngay khi bán.