1. 9 Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử (Điều 10 + Phụ Lục NĐ 254)
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Phụ lục "Nội dung của hóa đơn" kèm theo, mỗi hóa đơn điện tử phải có đầy đủ 9 nội dung sau. Thiếu bất kỳ nội dung nào (trừ các trường hợp được miễn theo khoản 9 Phụ lục) là hóa đơn không hợp lệ:
1
Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số hóa đơn
Tên đầy đủ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG... Ký hiệu mẫu số theo quy định Bộ Tài chính.
2
Số hóa đơn
Tối đa 8 chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 1 ngày 01/01, kết thúc 31/12. Mỗi số chỉ dùng một lần duy nhất trong cùng ký hiệu.
3
Tên, địa chỉ, MST người bán
Đúng với ĐKDN, ĐKHKD, thông báo MST. HKD nhiều cửa hàng: ghi rõ tên, mã, địa chỉ từng địa điểm kinh doanh.
4
Tên, địa chỉ, MST (hoặc số định danh) người mua
B2B: ghi đúng MST. B2C không cung cấp thông tin: ghi "Bán cho người tiêu dùng". Xem chi tiết tại mục 2.
5
Tên hàng hóa, dịch vụ - số lượng - đơn giá - thuế suất - tổng tiền
Tên bằng tiếng Việt, chữ số Ả-rập. Ghi thuế suất GTGT tương ứng từng loại. Tổng tiền ghi cả bằng số và bằng chữ.
6
Chữ ký số người bán
DN/tổ chức: chữ ký số của doanh nghiệp. Cá nhân/HKD: chữ ký số cá nhân hoặc người được ủy quyền. Người mua không bắt buộc ký số (trừ khi thỏa thuận).
7
Thời điểm lập hóa đơn
Hiển thị định dạng ngày/tháng/năm dương lịch. Áp dụng theo Điều 9 NĐ 254: bán hàng khi chuyển giao, dịch vụ khi hoàn thành/thu tiền trước.
8
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
Thể hiện ngày/tháng/năm. Nếu ký số khác thời điểm lập: phải gửi cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập.
9
Mã của cơ quan thuế (nếu là HĐĐT có mã)
Bắt buộc với HĐĐT có mã. Gồm: số giao dịch duy nhất + chuỗi ký tự mã hóa từ thông tin người bán. HĐĐT không có mã và MTT không cần mã này.
2. Điểm b Khoản 4 Phụ Lục — Hóa Đơn B2C: Bán Cho Người Tiêu Dùng
Đây là điểm được nhiều HKD và doanh nghiệp hỏi nhất khi bán lẻ cho khách hàng cá nhân. Điểm b khoản 4 Phụ lục NĐ 254/2026 quy định rõ:
📌
Điểm b khoản 4 Phụ lục NĐ 254/2026 (trích nguyên văn): Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân. Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ "Bán cho người tiêu dùng".
⚠️
Hóa đơn không có thông tin người mua không có giá trị kế toán - thuế: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, HKD, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Khách hàng doanh nghiệp mua hàng phải yêu cầu cung cấp MST để xuất hóa đơn B2B.
3. So Sánh Xuất Hóa Đơn B2B vs B2C — Điền Gì Khác Nhau?
B2B - Khách hàng doanh nghiệp / HKD
Người mua có MST
Ten:Tên đầy đủ theo ĐKDN (không viết tắt tùy tiện)
Dia chi:Địa chỉ theo ĐKDN. Được viết tắt: P., TP., TNHH, CP, KCN...
MST:Bắt buộc ghi đúng MST người mua
Ky so NM:Không bắt buộc (trừ khi 2 bên thỏa thuận)
Gia tri:Dùng hạch toán chi phí, quyết toán thuế được
B2C - Khách hàng cá nhân tiêu dùng
Người mua không cung cấp thông tin
Ten:"Bán cho người tiêu dùng" (ghi đúng theo Phụ lục)
Dia chi:Không cần ghi
MST:Khong can ghi
Ky so NM:Khong can
Gia tri:Không dùng kê khai thuế, hạch toán chi phí được
💡
Ngoại lệ B2C không cần cả tên + địa chỉ + định danh (khoản 9c Phụ lục): HĐĐT tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim và bán xăng dầu lẻ khi khách không cung cấp thông tin cá nhân - trên hóa đơn không cần thể hiện tên, địa chỉ, số định danh của người mua, không cần chữ ký số người mua. Phần mềm MTT xuất hóa đơn tự động tại điểm bán áp dụng trường hợp này.
🧾 SofiPOS Tự Động Xuất Đúng B2B/B2C - Không Lo Điền Sai Thông Tin
HĐĐT MTT kết nối thuế - Tự động ghi "Bán cho người tiêu dùng" khi khách không cung cấp MST - Chuẩn điểm b khoản 4 Phụ lục NĐ 254
4. Quy Tắc Chữ Ký Số và Thời Điểm Ký Số (Khoản 6-7 Phụ Lục)
| Đối tượng ký số | Quy định cụ thể | Trường hợp được miễn |
|---|---|---|
| Người bán là DN/tổ chức | Dùng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức | Được miễn ký số nếu: HĐ cấp từng lần phát sinh (K9b); tem/vé/thẻ (K9d); HĐ ủy nhiệm (K9m) - bên nhận ủy nhiệm ký thay |
| Người bán là cá nhân/HKD | Chữ ký số cá nhân hoặc người được ủy quyền | Nhà cung cấp nước ngoài: dùng chữ ký điện tử theo luật GDĐT |
| Người mua | Không bắt buộc (mặc định) | Tất cả trường hợp thông thường không cần ký số người mua. Chỉ ký khi hai bên thỏa thuận và đáp ứng điều kiện kỹ thuật |
⏰
Quan trọng - Thời điểm ký số khác thời điểm lập (khoản 7 Phụ lục): Nếu thời điểm ký số trên hóa đơn khác với thời điểm lập hóa đơn thì:
- HĐĐT có mã: thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập
- HĐĐT không có mã: thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế cũng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
- Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; người mua khai theo thời điểm nhận được hóa đơn đầy đủ, đúng nội dung.
- HĐĐT có mã: thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập
- HĐĐT không có mã: thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế cũng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
- Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; người mua khai theo thời điểm nhận được hóa đơn đầy đủ, đúng nội dung.
5. Checklist 10 Mục Trước Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử
✅ Kiểm tra trước khi ký số và gửi cơ quan thuế
□
Loại hóa đơn đúng: Hóa đơn GTGT (DN khấu trừ) hay Hóa đơn bán hàng (HKD, phương pháp trực tiếp)?
□
MST người bán: Đúng với ĐKDN/ĐKHKD hiện tại? HKD nhiều cửa hàng: ghi đúng địa điểm kinh doanh đang bán?
□
Thông tin người mua: B2B - có MST chính xác? B2C - ghi "Bán cho người tiêu dùng" hay ghi tên/định danh nếu khách cung cấp?
□
Tên hàng hóa/dịch vụ: Tiếng Việt, đầy đủ, đúng tên thực tế? Hàng phải ĐKQSH/QSH (xe, nhà): có ghi số hiệu đặc trưng?
□
Thuế suất GTGT: Đúng mức thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%) tương ứng từng hàng hóa/dịch vụ? Hàng không chịu thuế ghi rõ?
□
Số tiền: Thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán chính xác? Tổng thanh toán ghi cả bằng số lẫn bằng chữ tiếng Việt?
□
Chiết khấu/khuyến mại: Nếu có chiết khấu thương mại - ghi rõ khoản chiết khấu trên hóa đơn trước khi tính thuế?
□
Thời điểm lập hóa đơn: Đúng theo Điều 9 NĐ 254? Bán hàng hóa: khi chuyển giao. Dịch vụ: khi hoàn thành hoặc thu tiền trước.
□
Ký số: Dùng đúng chữ ký số người bán (DN hoặc cá nhân được ủy quyền)? Thời điểm ký số ghi đúng?
□
Gửi hóa đơn người mua: Sau khi có mã cơ quan thuế, gửi hóa đơn cho người mua qua email/tin nhắn/QR code theo thỏa thuận?
6. 5 Lý Do HKD & Doanh Nghiệp Cần Nắm Vững NĐ 254/2026
1
NĐ 254 thay thế hoàn toàn NĐ 123/2020 từ 01/7/2026 - Quy tắc cũ không còn hiệu lực
Nghị định 123/2020 và NĐ 70/2025 đã bị bãi bỏ. Toàn bộ quy định về nội dung hóa đơn, thời điểm lập, đối tượng sử dụng từ 01/7/2026 áp dụng theo NĐ 254/2026. Doanh nghiệp đang làm theo hướng dẫn cũ cần cập nhật ngay để tránh xuất hóa đơn sai quy định.
2
Hóa đơn sai nội dung bắt buộc - Người mua mất quyền khấu trừ thuế đầu vào
Theo Điều 10 NĐ 254/2026, hóa đơn thiếu hoặc sai nội dung bắt buộc không được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Hóa đơn B2C ghi sai (không ghi "Bán cho người tiêu dùng" khi khách không cung cấp MST) - người mua sau này không thể dùng để quyết toán thuế nếu cần.
3
HKD trên 1 tỷ doanh thu bắt buộc - Vi phạm bị phạt từ 10-20 triệu đồng
Theo điểm d khoản 1 Điều 6 NĐ 254/2026, HKD doanh thu năm trên 1 tỷ đồng bắt buộc phải dùng HĐĐT có mã cơ quan thuế hoặc HĐĐT MTT. Không đăng ký và sử dụng HĐĐT: bị phạt theo NĐ 310/2025. Phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp: 10-20 triệu đồng mỗi lần vi phạm.
4
Khen thưởng người tiêu dùng tố giác - Áp lực tuân thủ từ chính khách hàng
Điều 46 NĐ 254/2026 quy định khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao HĐĐT: tối đa 10% số tiền xử phạt, không quá 10 triệu đồng/vụ. Điều này tạo ra áp lực tuân thủ từ phía khách hàng - đặc biệt với HKD bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp người tiêu dùng.
5
Dữ liệu HĐĐT kết nối thuế - Cơ quan thuế kiểm soát doanh thu theo thời gian thực
Theo NĐ 254/2026, toàn bộ dữ liệu HĐĐT được truyền về cơ quan thuế theo định dạng chuẩn. Cục Thuế có thể đối chiếu doanh thu khai thuế với dữ liệu HĐĐT ngay lập tức. HKD khai doanh thu thấp hơn tổng hóa đơn đã xuất sẽ bị phát hiện ngay trong quá trình kiểm tra tự động.
📚 Căn cứ pháp lý: Điều 10 và Phụ lục "Nội dung của hóa đơn" kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 (hiệu lực 01/7/2026); đặc biệt điểm b khoản 4 Phụ lục về hóa đơn B2C; khoản 6-7 Phụ lục về chữ ký số và thời điểm ký số; khoản 9 Phụ lục về các trường hợp không cần đầy đủ nội dung. Xem thêm: Toàn văn NĐ 254/2026 - 9 Nội Dung HĐĐT.
⚠️ Lưu ý: Bài viết tổng hợp từ Điều 10 và Phụ lục NĐ 254/2026 - không phải tư vấn pháp lý. Chi tiết kỹ thuật về định dạng dữ liệu XML, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ được Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành thêm. Vui lòng tham khảo cơ quan thuế khi cần áp dụng cụ thể.
7. Câu Hỏi Thường Gặp
Xuất hóa đơn điện tử 2026 cho khách lẻ không có MST thì ghi gì?
Theo điểm b khoản 4 Phụ lục NĐ 254/2026, ghi "Bán cho người tiêu dùng" vào trường tên người mua. Nếu khách cung cấp tên và số định danh cá nhân thì ghi đầy đủ. Lưu ý: hóa đơn ghi "Bán cho người tiêu dùng" không có giá trị để doanh nghiệp/HKD khác dùng kê khai thuế hay hạch toán chi phí.
Hóa đơn điện tử 2026 có bắt buộc chữ ký số của người mua không?
Không bắt buộc theo điểm a khoản 9 Phụ lục NĐ 254/2026. Người mua chỉ ký số khi hai bên có thỏa thuận về điều kiện kỹ thuật. Siêu thị, rạp chiếu phim, xăng dầu lẻ: không cần cả tên/địa chỉ lẫn chữ ký số người mua.
Thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì xử lý thế nào?
Theo khoản 7 Phụ lục NĐ 254/2026, phải gửi cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Người bán khai thuế theo thời điểm lập; người mua khai thuế theo thời điểm nhận được hóa đơn đầy đủ và đúng nội dung.
Hóa đơn bán hàng của HKD có cần ghi nhóm ngành nghề không?
Không bắt buộc. Theo khoản 5 Điều 10 NĐ 254/2026, chỉ khuyến khích HKD thể hiện nhóm ngành nghề trên dữ liệu XML gửi cơ quan thuế. Thông tin này sẽ hiển thị trên bản thể hiện hóa đơn nếu có, giúp phân loại ngành nghề tự động khi kê khai.